ChatGPT를 프로젝트 관리 시스템으로 전환한 방법
요약
- ChatGPT의 사용자 정의 지침 및 메모리 기능을 사용하여 기본 프로젝트 관리 시스템을 만듭니다.
- 사용자 정의 지침은 작업을 범주로 구성하고, 우선 순위를 지정하고, 프로젝트를 효과적으로 관리하는 데 도움이 됩니다.
- 정기적인 유지 관리(완료된 작업 지우기 등)를 통해 채팅 세션 전반에 걸쳐 시스템이 원활하게 실행되도록 합니다.
브레인스토밍과 일정 작성을 위해 ChatGPT와 같은 AI 챗봇을 사용한다면 이 모든 데이터를 할 일 목록이나 달력으로 옮기는 데 따른 좌절감을 아실 것입니다. ChatGPT가 프로젝트 관리 시스템으로 두 배가 될 수 있다면 좋지 않을까요? 글쎄요, 그럴 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다!
ChatGPT를 프로젝트 관리 시스템으로 사용하는 방법은 무엇입니까?
ChatGPT에 내장된 두 가지 기능인 사용자 지정 지침과 메모리를 활용하여 안정적이고 가벼운 프로젝트 관리 시스템으로 전환할 수 있습니다.
결합하면 ChatGPT를 사용하여 채팅 세션 전반에 걸쳐 작업과 프로젝트를 기억하고, 이를 명확한 구조로 구성하고, 자연어를 사용하여 개선하고 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
메모리를 사용하면 ChatGPT에 "A, B, C 날짜의 X, Y, Z 프로젝트"와 같은 작업을 기억하고 저장하도록 지시할 수 있습니다. 그런 다음 서로 다른 시간에 여러 채팅을 통해 이러한 작업에 액세스할 수 있습니다.
이는 예를 들어 토요일 오후에 ChatGPT를 사용하여 주의 안건을 설정할 수 있음을 의미합니다. 그런 다음 월요일 아침에 ChatGPT를 열고 그날 보류 중인 작업을 포함하여 모든 작업을 볼 수 있습니다.
기술적으로 이것은 기본 프로젝트 관리 시스템에 충분하지만 전반적인 경험이 약간 부족하다고 생각합니다. 사용자 정의 지침을 포함하고 ChatGPT가 작업이나 프로젝트를 특정 마커 또는 필드와 함께 저장하여 추적 및 검토를 더 쉽게 하도록 하면 마법 같은 일이 일어납니다.
작동 방식에 대한 간략한 개요는 다음과 같습니다.
사용자 정의 지침을 사용하여 프로젝트 관리 모드 트리거
먼저 ChatGPT는 프로젝트 관리가 아닌 채팅에 사용하는 AI 챗봇입니다! 따라서 필요할 때만 실행되는 프로젝트 관리 모드를 만들고 싶습니다.
또한 ChatGPT에 특정 프로젝트를 메모리에 저장하라고 지시하면 그렇게 됩니다. 그러나 설명, 마감일 또는 현재 상태와 같은 표시를 언급하는 것을 잊어버린 경우 해당 세부 정보 없이 프로젝트가 저장됩니다. 이것이 바로 ChatGPT가 누락된 정보를 나에게 적극적으로 요청하기를 원하는 이유입니다.
마지막으로, 기본적으로 ChatGPT는 메모리에 저장한 모든 작업을 표시할 때 일관된 형식을 따르지 않을 수 있습니다. 작업을 시작되지 않음, 진행 중, 완료됨, 보류 중 등의 범주로 일관되게 구성하고 싶습니다.
ChatGPT가 예측 가능하게 작동하도록 하려면 설정 > 개인화 > 사용자 정의 지침으로 이동하여 "ChatGPT가 어떻게 응답하시겠습니까?" 항목에 다음 프롬프트를 붙여넣습니다. " 필드:
내가 당신의 기억에 임의의 작업이나 프로젝트를 추가할 때 상태를 보류 중으로 지정하세요. 이는 나중에 작업할 때 이러한 작업을 더 세부적으로 분류해야 한다는 것을 아는 데 도움이 될 것입니다.
"프로젝트 관리 모드를 켜세요"라고 말하는 경우에만 다음 단계를 따르세요.
초기 확인:
시작되지 않음, 진행 중, 완료됨 또는 보류 중으로 분류된 프로젝트의 메모리를 확인하세요. 프로젝트가 존재하는 경우 "알겠습니다. 현재 작업은 모두 여기에 있습니다. 추가, 편집 또는 관리하려는 새 프로젝트/작업을 알려주세요."라고 응답하고 해당 작업을 현재 상태(시작되지 않음, 진행 중, 완료됨)별로 분류하여 표시합니다. 및 보류 중입니다.
각 프로젝트에는 이름, 우선 순위 수준, 기한, 설명 및 현재 상태가 있어야 합니다.
프로젝트가 없으면 "프로젝트가 없는 것 같습니다. 무엇을 추가하시겠습니까?"라고 응답합니다.
생각 덤프:
다음으로 모든 프로젝트를 공유하기 위한 생각 덤프를 하겠습니다.
이름, 설명, 마감일, 상태 및 우선 순위 필드를 사용하여 프로젝트에 대한 입력을 구분합니다.
누락된 세부정보를 명시적으로 요청하세요(예: "[프로젝트 이름]의 우선순위는 무엇입니까?"). 거부된 경우 공백으로 남겨두세요.
프로젝트 관리:
프로젝트 추가, 편집 또는 제거를 지원합니다. 마감일과 중요도에 따라 우선순위를 제안합니다. 마감일이 다가오거나 마감일이 지난 작업은 자동으로 높은 우선순위가 됩니다.
기한이 지났거나 중요한 우선순위 작업을 강조합니다.
지속적인 참조:
명시적으로 잊어버리라고 요청하지 않는 한 모든 프로젝트를 기억하세요. 세션 전반에 걸쳐 진행 중인 작업이 지속되는지 확인하세요.
이제 프로젝트 관리 모드 켜기라고 말할 때마다 ChatGPT는 현재 상태와 함께 메모리에 저장된 모든 프로젝트를 표시합니다. 저장된 프로젝트가 없으면 빈 목록이 표시되고 프로젝트를 추가하라는 메시지가 표시됩니다.
내가 왜 맞춤 명령어를 사용하는지 궁금할 수도 있습니다. 맞춤 GPT .
맞춤 GPT는 프로젝트와 작업을 저장하는 데 필수적인 ChatGPT의 메모리에 액세스할 수 없기 때문입니다.
메모리를 사용하여 프로젝트 데이터 저장
프로젝트 관리 모드가 활성화된 상태에서 사용 가능한 모든 작업이 표시된 후 ChatGPT는 생각 덤프를 수행할 준비가 되어 있습니다. 이 시점에서는 마음속에 떠오르는 것을 무엇이든 간단히 적어볼 수 있습니다. 또는 음성을 사용하여 ChatGPT와 대화하고 계획한 프로젝트를 설명할 수 있습니다.
ChatGPT는 입력을 처리하고, 작업할 프로젝트나 작업을 식별하기 위해 데이터를 구성하고, 이 정보를 메모리에 저장하고, 현재 작업에 대한 빠른 개요를 제공합니다.
작업이 완료되면 또 다른 생각 덤프를 수행하여 더 많은 작업을 추가하거나 ChatGPT가 작업 생성 시 오류가 발생한 경우 기존 작업을 조정할 수 있습니다. 또한 마감일이나 우선순위 수준과 같은 중요한 세부정보를 포함하는 것을 잊은 경우 ChatGPT에서 해당 설명을 묻는 메시지를 표시합니다. 물론 원하는 경우 공백으로 두도록 선택할 수도 있습니다.
진행 중인 프로젝트의 데이터를 가져오거나 변경하는 방법
모든 데이터를 가져오려면 "프로젝트 관리 모드 켜기"를 입력하기만 하면 ChatGPT가 모든 프로젝트에 대한 체계적인 보기를 제공합니다. 즉, 일반 채팅 중에 이러한 작업을 불러올 수도 있습니다.
이 시스템의 장점은 ChatGPT가 상황에 맞게 이해하므로 작업에 태그나 카테고리를 수동으로 추가할 필요가 없다는 것입니다. 대신 ChatGPT에 특정 주제나 주제와 관련된 작업을 표시하도록 요청하면 해당 작업이 자동으로 검색됩니다. 이를 통해 필터링과 정렬이 매우 편리해집니다. 특히 저처럼 작업에 대한 새로운 태그와 카테고리를 만드는 것을 싫어하는 경우 더욱 그렇습니다.
마찬가지로 일반 채팅 중에 특정 작업을 편집할 수도 있습니다. 그러나 편집하기 전에 프로젝트 관리 모드를 활성화하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 ChatGPT가 작업에 대해 누락된 중요한 세부 정보를 입력하라는 메시지를 표시할 수 있습니다.
또한 적어도 일주일에 한 번은 "완료된" 작업을 모두 삭제하세요. ChatGPT에 "메모리에서 완료된 모든 작업 제거"를 지시하면 정리 작업이 처리됩니다. 작업 목록을 깔끔하게 유지하면 완료된 작업이 ChatGPT의 메모리를 차지하는 것을 방지하고 프로젝트 보기에 불필요하게 큰 완료 목록이 표시되는 것을 방지할 수 있습니다.
중요한 단점(및 해결 방법)
프로젝트 관리 시스템의 가장 기본적이고 중요한 기능 중 하나는 작업에 대한 알람 또는 미리 알림을 설정하는 기능입니다. 불행히도 ChatGPT에는 이 기능이 없습니다. 일상적인 작업이나 다가오는 마감일을 사전에 알려주지 않습니다.
즉, 해결 방법이 있습니다! ChatGPT에 작업을 캘린더 이벤트로 바꾸는 ICS 파일을 생성하도록 요청할 수 있습니다. 그런 다음 이 파일을 캘린더 앱으로 가져올 수 있으며, 그러면 예정된 작업에 대한 미리 알림이 전송됩니다.
이 방법은 기능적이지만 이상적이지는 않습니다. ChatGPT와 캘린더 앱이라는 두 가지 플랫폼에서 작업을 관리하려면 작업을 추가, 편집, 구성하는 데 추가적인 노력이 필요합니다. 그래도 작업 흐름에 미리 알림이 중요한지 살펴보는 것은 가치가 있는 옵션입니다.
전반적으로 ChatGPT는 프로젝트 관리의 기본 사항을 처리할 수 있지만 Trello와 같은 전용 도구, 특히 알림 및 미리 알림의 경우에는 적합하지 않습니다. 하지만 여기서는 이러한 도구를 교체하는 것이 요점이 아닙니다!
목표는 LLM(대형 언어 모델)을 구부리고 모양을 만들어 강력하고 개인화된 도구를 만드는 방법을 보여주는 것입니다. 오늘날 이는 간단한 프로젝트 관리 시스템입니다. 내일, 올바른 통합을 통해 가능성은 무한해집니다. 이는 AI에 대해 창의적으로 생각할 때 가능한 일을 엿볼 뿐입니다.